Wymagane dokumenty

Przy każdej czynności notarialnej (także przy poświadczeniach odpisów lub podpisów) klient okazuje notariuszowi ważny dokument tożsamości: dowód osobisty, paszport, karta pobytu.
Do dokonania czynności notarialnych konieczne jest podanie danych stron czynności:

• Osoby fizyczne: imiona, nazwiska, imiona rodziców, stan cywilny, numer dokumentu tożsamości, PESEL, adres zamieszkania i adres do doręczeń, jeśli jest inny od adresu zamieszkania;
• Osoby prawne: spółki osobowe lub osoby prowadzące działalność gospodarczą – aktualny odpis z KRS lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG, REGON, NIP.

W przypadku działania strony przez pełnomocnika należy przedłożyć oryginał pełnomocnictwa, tj. wypis aktu notarialnego.

---

Wykaz dokumentów potrzebnych do najczęściej dokonywanych czynności:

1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI – NIERUCHOMOŚCI GRUNTOWEJ:
• odpis zwykły z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przy czym w przypadku darowizny dokonanej po 2007 roku lub spadkobrania konieczne jest także zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• wypis z rejestru gruntów,
• zaświadczenie o przeznaczeniu gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o braku planu lub też decyzja o warunkach zabudowy,
• zaświadczenie wydawane w związku z ustawą o rewitalizacji,
• zaświadczenie wydawane w związku z ustawą o lasach,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości i wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej, gdy nastąpił podział i będzie wydzielana działka do nowej księgi wieczystej,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.


2. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU STANOWIĄCEGO ODRĘBNĄ NIERUCHOMOŚĆ:
• odpis zwykły z księgi wieczystej,
• podstawa nabycia, na przykład: wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przy czym w przypadku darowizny dokonanej po 2007 roku lub spadkobrania konieczne jest także zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• zaświadczenie o niezaleganiu w płatnościach związanych z korzystaniem z lokalu (czynsz, opłaty za media, itd.),
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w tym lokalu,
• dowód opłacenia podatku od nieruchomości lub opłaty za wieczyste użytkowanie gruntu.


3. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU:
• podstawa nabycia, na przykład: przydział lub wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny lub umowa o przekształcenie spółdzielczego, lokatorskiego prawa w spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu lub prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, przy czym w przypadku darowizny dokonanej po 2007 roku lub spadkobrania konieczne jest także zaświadczenie urzędu skarbowego o wywiązaniu się spadkobierców z obowiązku podatkowego,
• odpis zwykły z księgi wieczystej, jeżeli została ona założona,
• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• zaświadczenie o niezaleganiu w płatnościach związanych z korzystaniem z lokalu (czynsz, opłaty za media, itd.),
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w tym lokalu.


4. TESTAMENT
• dane osobowe sporządzającego testament,
• dane osoby powoływanej do spadku.


5. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:
• akt zgonu spadkodawcy i jego dowód osobisty lub urzędowe poświadczenie jego numeru PESEL,
• testament spadkodawcy – jeżeli został sporządzony,
• akty urodzenia lub akty małżeństwa (kobiety zamężne) spadkobierców testamentowych i ustawowych.
• oświadczenia o przyjęciu/odrzuceniu spadku (jeżeli już były składane),
• umowa o zrzeczenie się dziedziczenia (jeżeli została zawarta),
• dowody osobiste lub paszporty spadkobierców,
• numery ksiąg wieczystych nieruchomości wchodzących w skład masy spadkowej po zmarłym.


6. UMOWA MAJĄTKOWA MAŁŻEŃSKA:
• odpis skrócony aktu małżeństwa – w przypadku małżeństw już zawartych.


7. POŚWIADCZENIA:
• WŁASNORĘCZNOŚĆ PODPISU

Przy poświadczeniu podpisu czynność notarialna, zgodnie z art. 96 ustawy Prawo o notariacie, dotyczy wyłącznie poświadczenia podpisu. Podpisy na dokumentach składane są w obecności notariusza. Jeżeli podpis na poświadczonym dokumencie nie był złożony w obecności notariusza, osoba, która podpisała, może uznać przed notariuszem złożony podpis za własnoręczny.
Do poświadczenia podpisu wystarczy obecność osoby, której podpis ma zostać poświadczony. Osoba ta, powinna stawić się osobiście, ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu) oraz z dokumentem, pod którym chce złożyć podpis.

• ZGODNOŚĆ ODPISU LUB WYCIĄGU Z OKAZANYM DOKUMENTEM

W celu sporządzenia odpisu/wyciągu dokumentu, notariuszowi musi zostać okazany oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w Kancelarii ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).


• DATA OKAZANIA DOKUMENTU (DATA PEWNA)

W celu opatrzenia dokumentu datą pewną, notariuszowi musi zostać okazany oryginał dokumentu, zaś osoba okazująca dokument powinna stawić się w Kancelarii ze swoim dokumentem tożsamości (dowodem osobistym, paszportem lub kartą pobytu).



8. UMOWA SPÓŁKI, STATUT SPÓŁKI, STATUT SPÓŁDZIELNI, STATUT FUNDACJI
• dowód osobisty lub paszport wspólników, założycieli,
• w przypadku spółek – numer KRS,
• projekt umowy, statutu lub szkic założeń do aktu notarialnego.